Kultur und Kosten – das müssen Verantwortliche wissen

Kultur und Kosten – das müssen Verantwortliche wissen

Ob Bundesgartenschau oder Wacken, jedes Event benötigt sorgfältige Planung und Kalkulation. Dabei werden berechenbare Risiken ebenso beachtet, wie unberechenbare. Wie wichtig das ist, zeigen Festivalabbrüche wegen Gewitter oder monatelange Eventauszeiten wie die Pandemie. Auch wenn es Künstler am härtesten trifft, wenn Events ausfallen, Veranstalter, die ihr Management nicht auf soliden Konzepten ausgebaut haben, können im Schadensfall schwere Einbußen erleiden.

Persönliche Grundvoraussetzungen für einen Kulturmanager
Ein gut ausgeklügeltes Konzept für kulturelle Veranstaltungen kommt bei Interessenten verschiedenster Events sehr gut an. Wer eine Tätigkeit im Eventmanagement anstrebt, muss sich zunächst das nötige Know-How dafür aneignen. Eine Weiterbildung zum Eventmanager bietet sich für Menschen an, die bereits in der Kulturbranche Fuß gefasst haben. Auch Quereinsteiger können das nötige Fachwissen für das Organisieren von Kulturevents in einer Weiterbildung erwerben, wenn sie beispielsweise bereits Kenntnisse aus der Sicherheitsbranche oder dem Marketing mitbringen. Die Weiterbildung zum Eventmanager für kulturelle Veranstaltungen wäre wirklich empfehlenswert. Sie beinhaltet die Planung und Durchführung von Events, deren kreative Konzeption, wirtschaftliche und rechtliche Faktoren, Budgetverwaltung, Controlling und Marketing. Voraussetzungen für die Weiterbildung sind eine abgeschlossene schulische Ausbildung sowie kaufmännische Grundkenntnisse (BWL/Marketing).

Stressresistenz und die Fähigkeit einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn es hoch hergeht, sind persönliche Eigenschaften, die dem Kulturmanager helfen, in Krisensituationen schnelle und vor allem richtige Entscheidungen zu treffen. Chaoten können zwar oft mit kreativen Lösungen glänzen, doch eine planvolle Arbeitsweise ist im Kulturmanagement hilfreicher.

Planung von Kulturevents - Auf Nummer sicher gehen im Schadensfall
Veranstalter sollten bei der Planung von Kulturevents keinesfalls die Veranstaltungshaftpflicht vergessen. Kommt es im Laufe eines Events zu einem Personen- oder Sachschaden, so muss der Veranstalter die Haftung dafür übernehmen. Die Love Parade in Duisburg 2010 ist ein trauriges Beispiel für den wohl schlimmsten Schadensfall, den es gibt. Hier wurden Zuständige namentlich in die Pflicht genommen und sogar vor Gericht gestellt. Schäden zu vermeiden ist daher oberstes Gebot im Management von Kulturveranstaltungen.
Glücklicherweise passieren so gravierende Vorfälle nicht so häufig. Meist sind es zerbrochene Brillen, beschädigtes Equipment der Künstler oder verlorengegangene Kunstwerke, die als Schäden aus Kulturveranstaltungen hervorgehen. Für diesen Fall gibt es eine Versicherung. Veranstalter stehen außerdem auch für ihre Helfer bzw. Erfüllungsgehilfen gerade. Sind diese Helfer für Veranstalter tätig, müssen letztere für ihre Arbeiter haften. Mit der Veranstaltungshaftpflichtversicherung ist der Veranstalter auf der sicheren Seite, weil alle Beteiligten eingeschlossen sind.
Abseits von Versicherungen gilt es natürlich auch die finanzielle Seite so sicher wie möglich zu gestalten. Das beinhaltet die Kalkulation der Eintrittspreise, den aktiven Verkauf von Merchandiseprodukten etc. Denn Künstler wollen die Gage, egal ob das Haus ausverkauft ist, oder nicht. Kreatives Catering ist daher gefragt wie nie.
In Galerien steht auch der Verkauf von Kunstwerken im Fokus und spielt bei der Planung eine Rolle.

Foodtrucks
Wer ein Kulturevent plant, ist gut beraten, auch für das leibliche Wohl der Besucher zu sorgen. Für diesen Zweck eignen sich Foodtrucks. Diese passen meist gut ins Konzept von kulturellen Highlights. Der Vorteil von Foodtrucks bei einem Event: der Aufbau von Zelten oder Ständen zum Zwecke der Essens-oder Getränkeausgabe für alle Beteiligten entfällt. Foodtrucks sind überwiegend mit hochmodernen Küchen ausgestattet. Sie machen Events zu etwas Besonderem. Die kulinarische Vielfalt in ihrem Angebot ist beeindruckend. Die meisten denken beim Foodtruck an Streetfood zunächst vor allem an Burger und Steaks. Doch die Foodtrucks bieten durchaus auch Optionen für Anhänger vegetarischer oder sogar veganer Gerichte. Auch Liebhaber der asiatischen Küche kommen hier auf ihre Kosten. Weitere Angebote sind beispielsweise Fingerfood, Flammkuchen oder Falafel. Vor den Augen der hungrigen Festival-, Konzert- oder Marktbesucher bereiten die Foodtruckbetreiber oder deren Mitarbeiter Gerichte frisch zu und verkaufen sie dann. Bei kulturellen Veranstaltungen und Festivals findet man vermehrt Foodtrucks, um das leibliche Wohl von Künstlern, Organisatoren, Fans bzw. Kulturinteressierten sicher zu stellen.
Foodtruckbetreiber bringen quasi alles mit und sind in der Regel von Gesundheitsämtern etc. auf Hygiene geprüft, so dass sie mit einem Standplatz, den sie auch noch bezahlen auskommen.

Wirtschaftsfaktor Kulturevent und Sponsoring
Wie so oft in der Freizeit geben wir auch bei Veranstaltungen viel Geld aus. Man lässt sich den Spaß etwas kosten, konsumiert Getränke und Essen. Eintrittspreise bewegen sich auch auf hohem Niveau, ggf. bucht man sogar ein Hotel vor Ort. So verdienen auch Städte und Gemeinden an Events wie z.B. Mittelaltermärkten. Großveranstaltungen lassen die Kassen klingeln. Das gilt auch für Souvenirhandel, Taxiunternehmen, Einzelhandel und Freizeiteinrichtungen. Doch was bleibt unterm Strich?
Tatsächlich sind kulturelle Ereignisse ein wichtiger Wirtschaftsfaktor. Deren Vermarktung ist äußerst lukrativ. Erfahrene Organisatoren setzen auf Sponsoring. In der Wirtschaft werden große Veranstaltung gern mit bekannten Produkt-oder Firmennamen in Verbindung gebracht. Die Marke eint also Ereignis und Besucher. Hier ist es gut, auf Firmenphilosophien und öffentlichkeitswirksames Image von Sponsoren zu setzen. Denn die Wahl des Sponsors, kann Sympathien gewinnen oder kosten. Verbraucher stehen heute vielen Angeboten kritischer gegenüber und hinterfragen, wer Geld für eine Veranstaltung hergibt und ob es Greenwashing, Publicity oder echter Unterstützungswille ist, der Sponsoren zur Teilnahme bewegt.
Themen, die viele Menschen ansprechen, gelten als Besuchermagneten. Wenn das Programm dann noch abwechslungsreiche ist, sollte die Kalkulation weitgehend aufgehen.
Bei Events entstehen Unmengen von Müll. Besucher sind inzwischen bereit, Geld für Nachhaltigkeit und Umweltschutz auszugeben oder akzeptieren Pfandsysteme auch bei Mehrweggeschirr. Das mindert ggf. die Kosten für die Müllbeseitigung.
Events sollen die Reputation und den Bekanntheitsgrad einer Stadt oder Region nachhaltig fördern. Das einmalige Event soll dauerhaft Motor der Wirtschaft bleiben. Idealerweise steigt das touristische Interesse am Veranstaltungsort ebenso wie die Entstehung neuer Arbeitsplätze. Nicht zuletzt zeigt das Beispiel von Bundes-oder Landesgartenschauen, wie eine Stadt positiv von kulturellen Events geprägt wird. Im Fokus des austragenden Wirtschaftsstandortes stehen dann Themen wie Umwelt-und Klimaschutz, Ressourcen schonende Gewinnung von Energie und nachhaltige Werte.

Fazit
Das A und O verantwortungsvoller Planung: Das Sicherheitskonzept
Im Vorfeld jeder Veranstaltung gilt es, folgende Fragen zu klären:
Sind alle behördlichen Genehmigungen erteilt?
Sind alle Helfer, Mitarbeiter und Dienstleister in Sachen Sicherheit geschult?
Welche Bestimmungen gibt es für Notfälle, Evakuierungsfall, Brandschutz?
Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von Experten beraten. Verantwortungsvolles und umsichtiges Handeln macht einen guten Eventmanager aus. So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass alle am Event Beteiligten gesund und munter die Heimreise antreten können.
Jedes Event sollte intensiv ausgewertet werden. Die gewonnenen Erfahrungen können bei der Planung weiterer Veranstaltungen eingebracht und kritische Aspekte früh erkannt werden. Kulturmanager tragen viel Verantwortung, haben aber auch einen sehr abwechslungsreichen Job.

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